Sabtu, 30 Maret 2013

TOTAL QUALITY MANAGEMENT(TQM) DALAM PERUSAHAAN


BAB I
PENDAHULUAN

Era globalisasi ekonomi di abad ke 21 ditandai dengan adanya proses kegiatan ekonomi dan perdagangan dimana negara-negara di seluruh dunia menjadi satu kekuatan pasar yang semakin terintegrasi. Hal ini turut memberikan pengaruh bagi Bangsa dan masyarakat Indonesia. Untuk itu, organisasi bisnis baik bisnis korporasi maupun sektor publik perlu meninjau ulang struktur dan strateginya untuk meningkatkan daya saing. Upaya peningkatan daya saing ini harus diperhatikan oleh kalangan pelaku bisnis maupun aparat birokrasi. Para pelaku bisnis sudah seharusnya mampu menciptakan inovasi secara berkelanjutan agar mampu mencapai tujuan bisnisnya. Sedangkan dari segi birokrasi, dengan adanya perbaikan dalam sistem manajemen, aparatur yang profesional dan penggunaan teknologi secara umum mampu meningkatkan daya saing. Untuk merespon tuntutan bisnis yang sangat dinamis, maka harus didukung oleh Sumber Daya Manusia, Teknologi dan finansial yang memadai agar dihasilkan jasa sesuai permintaan dan juga berkualitas. Untuk memenuhi kebutuhan akan peningkatan daya saing tersebut, penerapan Teknologi informasi yang tepat akan sangat berguna dalam suatu organisasi apabila direncanakan dengan baik dalam suatu Perencanaan Strategis untuk Sistem Informasi.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, apabila akan dilakukan perubahan secara komprehensif dalam hal manajerial perusahaan maka harus melakukan tahapan-tahapan evaluasi yang meliputi proses perencanaan, analisis internal dan eksternal, menganalisis kebutuhan bisnis dan menentukan strategi bisnis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Melalui beberapa tahapan ini, akan dihasilkan suatu Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang berguna untuk mendukung proses bisnis, mengatasi kendala yang ada, memanfaatkan peluang dan menghadapi pendatang baru dalam bisnis bagi suatu organisasi dan perusahaan.
Saat ini Sistem Informasi di Indonesia tengah berkembang pesat. Hal ini dibuktikan dengan semakin banyaknya peran Teknologi Informasi dalam mendukung kegiatan-kegiatan baik perekonomian maupun strategi dalam penyelenggaraan pembangunan yang lainnya. Dengan adanya Sistem Informasi tersebut, maka akan mendukung kinerja dengan meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini, Sistem Informasi digunakan untuk menunjang perencanaan pembangunan daerah mengingat adanya perubahan paradigma menuju desentralisasi di berbagai aspek pembangunan. Bahkan sekarang muncul istilah e-Government yang merupakan bentuk pemanfaatan teknologi Informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara Pemerintah dan pihak-pihak lain, baik masyarakat, kalangan bisnis maupun sesama pemerintah.


1

BAB II
PEMBAHASAN
A.      TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TMQ) DALAM PERUSAHAAN
TQM adalah pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan pelayanan suatu organisasi.
Seperti digambarkan pada diagram di bawah ini, proses TQM bermula dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan pula. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang, pada gilirannya, memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).
TQM adalah faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam teknologi informasi adapun konsep dasar dari total quality adalah:
1. Tujuan :
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.

Tiga prinsip mutu yaitu :
1. Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2. Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.


2

3. Keterlibatan total
Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.


B. ELEMEN PENDUKUNG DALAM TQM
1. Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna.
3. Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan,

3

akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.
4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5. Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.
6. Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai dari " Top Management" sampai dengan pelaksana teknis " Button Up Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi dari teknologi informasi.
Dalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat penting dan berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap permasalahan.


4


TQM dapat diterapkan dalam teknologi informasi apabila memenuhi syarat-syarat berikut:
1.      Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen.
2.      Memberikan kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang saham
3.      Memiliki wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan produk atau layanan.
4.      Fokus utama ditujukan pada proses, baru pada hasil.
5.      Menciptakan kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.

Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi, beberapa penggunaan teknologi informasi yang dapat diterapkan bagi perusahaan.
1.      Menggunakan IT untuk meningkatkan jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui internet. Cara yang termudah adalah dengan membuat website, karena sudah banyak tersedia program-program komputer untuk memudahkan dalam membuat website.
2.      Menggunakan IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat membantu meningkatkan produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang secara fisik berlokasi jauh dengan menggunakan email.
3.      Menggunakan IT untuk meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh LAN intranet dapat dipasang di perusahaan/organisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam bentuk email dan file sharring.




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar