BAB
I
PENDAHULUAN
Era
globalisasi ekonomi di abad ke 21 ditandai dengan adanya proses kegiatan
ekonomi dan perdagangan dimana negara-negara di seluruh dunia menjadi satu
kekuatan pasar yang semakin terintegrasi. Hal ini turut memberikan pengaruh
bagi Bangsa dan masyarakat Indonesia. Untuk itu, organisasi bisnis baik bisnis
korporasi maupun sektor publik perlu meninjau ulang struktur dan strateginya
untuk meningkatkan daya saing. Upaya peningkatan daya saing ini harus
diperhatikan oleh kalangan pelaku bisnis maupun aparat birokrasi. Para pelaku
bisnis sudah seharusnya mampu menciptakan inovasi secara berkelanjutan agar
mampu mencapai tujuan bisnisnya. Sedangkan dari segi birokrasi, dengan adanya
perbaikan dalam sistem manajemen, aparatur yang profesional dan penggunaan
teknologi secara umum mampu meningkatkan daya saing. Untuk merespon tuntutan
bisnis yang sangat dinamis, maka harus didukung oleh Sumber Daya Manusia,
Teknologi dan finansial yang memadai agar dihasilkan jasa sesuai permintaan dan
juga berkualitas. Untuk memenuhi kebutuhan akan peningkatan daya saing
tersebut, penerapan Teknologi informasi yang tepat akan sangat berguna dalam
suatu organisasi apabila direncanakan dengan baik dalam suatu Perencanaan Strategis
untuk Sistem Informasi.
Dalam
suatu organisasi atau perusahaan, apabila akan dilakukan perubahan secara
komprehensif dalam hal manajerial perusahaan maka harus melakukan
tahapan-tahapan evaluasi yang meliputi proses perencanaan, analisis internal
dan eksternal, menganalisis kebutuhan bisnis dan menentukan strategi bisnis
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Melalui beberapa tahapan ini, akan
dihasilkan suatu Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang berguna untuk
mendukung proses bisnis, mengatasi kendala yang ada, memanfaatkan peluang dan
menghadapi pendatang baru dalam bisnis bagi suatu organisasi dan perusahaan.
Saat
ini Sistem Informasi di Indonesia tengah berkembang pesat. Hal ini dibuktikan
dengan semakin banyaknya peran Teknologi Informasi dalam mendukung
kegiatan-kegiatan baik perekonomian maupun strategi dalam penyelenggaraan
pembangunan yang lainnya. Dengan adanya Sistem Informasi tersebut, maka akan
mendukung kinerja dengan meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas
bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini, Sistem Informasi
digunakan untuk menunjang perencanaan pembangunan daerah mengingat adanya
perubahan paradigma menuju desentralisasi di berbagai aspek pembangunan. Bahkan
sekarang muncul istilah e-Government yang merupakan bentuk pemanfaatan
teknologi Informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara Pemerintah dan
pihak-pihak lain, baik masyarakat, kalangan bisnis maupun sesama pemerintah.
1
BAB II
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
A. TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TMQ) DALAM PERUSAHAAN
TQM adalah pendekatan
berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik
dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk dan pelayanan suatu
organisasi.
Seperti digambarkan
pada diagram di bawah ini, proses TQM bermula dari pelanggan dan berakhir pada
pelanggan pula. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan
dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi
untuk memproduksi barang atau jasa yang, pada gilirannya, memberikan kepuasan
kepada pelanggan (output).
TQM
adalah faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam teknologi
informasi adapun konsep dasar dari total quality adalah:
1.
Tujuan :
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan
dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2. Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
3. Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
Tiga prinsip mutu yaitu :
1.
Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa
setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan
harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan secara keseluruhan
bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2.
Perbaikan proses
Konsep perbaikan
terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan)
langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti
produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap
langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari
output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus
ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan
setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat
minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan
proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang
lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
2
3.
Keterlibatan total
Pendekatan ini
dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang
memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu
keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan
pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui
kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan
persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan
dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan
yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan
organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama
dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.
B. ELEMEN PENDUKUNG DALAM TQM
1.
Kepemimpinan
Manajer senior harus
mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan
bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil
menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan
TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat,
guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus
sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional
di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat
pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat.
Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa
mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka
maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari
tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai
perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada
ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh
pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik
informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan
persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat
yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench
marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai
kepuasan pelanggan yang paripurna.
3.
Struktur Pendukung
Manajer senior
mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu
melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh
dari luar melalui konsultan,
3
akan tetapi lebih
baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung
yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep
mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di
bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai
topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.
4.
Komunikasi
Komunikasi dalam
suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar
dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang
sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara
ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan
informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5.
Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang
berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran,
sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang
diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses
menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju
pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara
menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu
harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi
karyawan lainnya.
6. Pengukuran
Penggunaan data hasil
pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu.
Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu
bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya
berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan
eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan
bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan
memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat
berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan
yang sebenarnya.
Prinsip dari sistem
TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai dari " Top
Management" sampai dengan pelaksana teknis " Button Up
Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan
efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai
tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top
management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi
dari teknologi informasi.
Dalam era informasi
sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat penting dan
berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah.
Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap
permasalahan.
4
TQM dapat diterapkan
dalam teknologi informasi apabila memenuhi syarat-syarat berikut:
1.
Setiap
perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan proses
pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen.
2.
Memberikan
kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang saham
3.
Memiliki
wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan
produk atau layanan.
4.
Fokus
utama ditujukan pada proses, baru pada hasil.
5.
Menciptakan
kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan
keunggulan mutu.
Oleh karena itu penggunaan teknologi
informasi bagi perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi, beberapa penggunaan
teknologi informasi yang dapat diterapkan bagi perusahaan.
1.
Menggunakan
IT untuk meningkatkan jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui
internet. Cara yang termudah adalah dengan membuat website, karena sudah banyak
tersedia program-program komputer untuk memudahkan dalam membuat website.
2.
Menggunakan
IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan
menggunakan IT perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat
membantu meningkatkan produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang
secara fisik berlokasi jauh dengan menggunakan email.
3.
Menggunakan
IT untuk meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh LAN
intranet dapat dipasang di perusahaan/organisasi untuk mempercepat proses
pertukaran informasi dalam bentuk email dan file sharring.